Svenska kontor är numera helt digitaliserade miljöer. Smarta teknologiska lösningar har gjort att en arbetares potentiella produktivitet är högre än någonsin.
Men smarta bokningsverktyg, försäljningssystem och digitala möten innebär visserligen att du kan få mycket gjort utan att behöva lämna din arbetsstation. Men en smart arbetsplats handlar om mer än bara teknologi. Har du inte tillgång till moderna kontorsmöbler, som de du hittar på kontorsspecialister såsom AJ produkter, så kommer den bristande ergonomin påverka din produktivitet och långsiktiga hälsa negativt. Det är ett problem som ingen mängd smart teknologi kan lösa på egen hand.
För att uttrycka det enkelt så gör teknologin att du kan göra mer på samma tid medan ergonomin gör att du faktiskt orkar att arbeta under hela arbetsdagen.
Vad är en “smart” arbetsplats egentligen?
Därför är det viktigt att ha ett helhetsperspektiv när man definierar en smart arbetsplats. En komplett smart arbetsplats består både av en digital och fysisk nivå. Brister i en av dessa nivåer kommer leda till både försämrad produktivitet och en mer påfrestande arbetsmiljö.
Den digitala nivån består av en rad tekniska lösningar:
- IoT och smarta sensorer hjälper dig att reglera saker som temperatur, belysning och luftkvalitet så att arbetsmiljön alltid är så bra som möjligt oavsett årstid, väderlek och tid på dygnet.
- Bokningsappar som hjälper dig få ut det mesta av din lokaler. Både arbetsstationer och möteslokaler kan utnyttjas på bästa möjliga sätt.
- Mötesteknik som gör att du kan ha allt från individuella möten till stora konferenser helt digitalt utan att behöva lämna kontoret.
Men för att dessa teknologiska lösningar ska kunna användas fullt ut behöver du också en fysisk nivå där ditt kontor är byggt för att hantera ett modernt arbetssätt:
- Skrivbord
- Stolar
- Belysning
Det är de bitar som måste finnas på plats för att människan ska hänga med teknologin. Annars kommer värk i axlar och nacke, trötta ögon och huvudvärk snabbt sätta begränsningarna. Företag som prioriterar ergonomi eller teknik på ett ensidigt sätt riskerar att hamna efter i områden såsom försäljning, produktutveckling eller kundservice.
Ergonomi handlar om teknik och inte bara möbler
Personer som arbetar inom mjukvaruutveckling och IT är ofta väldigt stillasittande. Förslitningsskador på grund av ett stillasittande arbete är otroligt vanliga och kan lätt leda till långa sjukskrivningar.
Därför är ergonomiska kontorsmöbler extra viktiga inom dessa branscher. Höj- och sänkbara skrivbord, ergonomiska stolar och möjlighet att justera arbetspositioner under dagens gång hjälper till att förebygga detta. Det gör att dessa lösningar handlar om mycket mer än bara komfort. Under tid hjälper de till att förbättra produktivitet och ökat fysiskt välbefinnande. Det är ännu viktigare i en bransch där personalen ofta är högutbildad och svår att ersätta vid en sjukskrivning.
Stillasittande arbete leder inte bara till värk utan kan dessutom vara direkt kopplat till allvarliga hälsoproblem såsom hjärt- och kärlsjukdomar och vissa typer av cancer enligt råd från Arbetsmiljöverket.
Så kopplar du ihop tekniken och den fysiska miljön
En smart arbetsplats ger dig också data att fatta beslut på. Bokningsapparna visar inte bara lediga platser i stunden de samlar också statistik på vilka skrivbord och rum som faktiskt används, och hur ofta. Den informationen är värdefull när du ska avgöra hur många arbetsstationer du behöver och vilken typ av möbler som lönar sig att investera i.
Här blir kopplingen till ergonomin tydlig: ett skrivbord som roteras mellan fem olika personer under en vecka måste kunna ställas om snabbt och verktygsfritt för att passa alla. I ett bokat, aktivitetsbaserat kontor är höj- och sänkbara skrivbord och lättjusterade stolar därför inte en lyx, utan en förutsättning för att systemet faktiskt ska fungera.
Så att få teknik och ergonomi att spela väl ihop börjar redan när du designar ditt kontor. Skapa zoner baserade på olika aktiviteter, planera dina skrivbord och möteslokaler så att de fungerar väl vid olika typer av bemanning och se till att varje arbetsstation kan justeras så att de passar alla arbetsuppgifter och personal. Hybridkontorets smarta funktioner hjälper dig sedan att kontinuerligt förbättra den fysiska miljön.
Arbetar du med ett hybridkontor där delar av personalen ofta arbetar hemifrån så behöver du färre arbetsstationer. Men dessa måste istället vara betydligt flexiblare och mer välutrustade så att det kan anpassas för arbete över flera olika avdelningar.
Framtidens kontor byggs underifrån
För att få ett smart kontor som håller även i framtiden behöver du börja från grunden. Ett flexibelt och ergonomiskt kontor kommer fortsätta vara viktigt. Teknologin blir mer och mer avancerad för varje år som går. Det kommer leda till en framtid där mer och mer arbete ska kunna utföras från en och samma arbetsstation som ska kunna anpassas till olika arbetsuppgifter. Det gör att investering i rätt möbler är den rätta starten redan innan du implementerar ny smart teknik i ditt kontor. Det är grunden för en smart arbetsplats som arbetar med smart teknologi för att maximera personalens kunskap och kreativitet.
