Svenska företag förlorar mer på bluffakturor än genomsnittet, det visar en ny global undersökning från SaaS-företaget Medius. Samtidigt verkar ekonomichefer ha svårt att estimera den exakta summan som deras företag förlorar på falska fakturor och transaktionen till mer effektiva digitala system går långsamt.
När ekonomichefer på svenska företag ska uppskatta summan de har förlorat på fakturabedrägerier under de senaste 12 månaderna, ligger snittet på 3,5 miljoner kronor. Det Det är en halv miljon (16%) mer än det globala snittet på 3 miljoner och dessutom långt mer än grannländerna Finland (2,6 miljoner), Danmark (2,5 miljoner) och Norge (2,6 miljoner).
Detta framkommer i en global undersökning från Medius, ledande leverantör inom automatiserade faktura- och betalningslösningar. I undersökningen har ekonomichefer på 2750 företag över flera marknader (varav 255 i Sverige) svarat på frågor om hur fakturahanteringen ser ut. Undersökningen visar att bedrägerier är en av de största utmaningarna som företagen står inför.
När svenska ekonomichefer uppskattar hur många fall av fakturabedrägerier deras företag råkat ut för under de senaste 12 månaderna, hamnar snittet i Sverige på 14 stycken vilket är högre än snittet i Finland, Danmark och Norge. Resultatet sammanfattas i rapporten “The Financial Professional Census report 2022” som släpps idag.
Långsam digitalisering
Trots att det idag finns program som automatiserar fakturering och hjälper företag att enkelt upptäcka bedrägerier, så visar rapporten att en stor del av det dagliga ekonomi- och faktureringsarbetet på svenska företag fortfarande sker manuellt och ineffektivt.
“Det är skrämmande att se hur mycket svenska bolag förlorar på fakturabedrägerier. Det är en kostnad som skulle kunna undvikas med bättre digitala verktyg och rutiner. Att svenska företag dessutom drabbas hårdare än det globala snittet är oroande. De skulle ha mycket att vinna på att digitalisera och automatisera”, säger Jim Lucier, CEO at Medius.
Undersökningen visar att majoriteten av ekonomicheferna på svenska bolag (64%) anser att deras företags programvaror för fakturahantering är utdaterade, vilket är mer än någon av grannländerna Finland (51%), Norge (57%) och Danmark (35%). Dessutom använder endast en av fyra bolag i Sverige (25,5%) E-faktura framför papper och email, medan det i Danmark är nästan hälften av bolagen (46,5%) som bytt ut traditionella alternativ för fakturering.
Ineffektivitet skapar frustration
Rapporten visar också att två av fem ekonomichefer på svenska bolag anser att upprepade arbetsuppgifter, såsom manuell hantering av fakturor och ineffektiva processer, är en av
deras största frustrationer i det dagliga arbetet. En av tre ekonomichefer menar även att de inte hinner göra sina bokslut i tid, och mer än hälften svarar att de inte hinner betala leverantörsfakturor i tid.
“Manuella processer inom fakturahanteringen tar inte bara mycket tid, utan leder även till onödig stress som i sin tur gör det svårare att hinna med och upptäcka falska fakturor”, fortsätter Jim Lucier.
Men det är inte bara användningen av digitala verktyg som verkar behöva ett lyft. Även samarbetet mellan de olika avdelningarna verkar vara sämre i Sverige. På frågan ifall avdelningarna ekonomi och inköp arbetar avskilt från varandra instämmer 34% i Sverige medan motsvarande siffra ligger på endast 18% i Finland, 15,5% i Norge och endast 3,8% i Danmark.
Stort mörkertal för fakturabluffar
Även om hela 95% av företagen i undersökningen har identifierat falska fakturor under det senaste året är det svårt att säga exakt hur stort problemet är då mörkertalet är stort. Endast 67% av ekonomicheferna i Sverige har ett estimat över hur stort läckage som fakturabedrägerier inneburit ekonomiskt, 16% vill inte uppge ett svar på frågan och ytterligare 16% medger att de saknar ett estimat över den ekonomiska skadan.
“Trots oroväckande siffror vet vi nu att det finns ett högt mörkertal. Utmaningen med bluffakturor är uppenbar, företag förlorar både tid och pengar. Genom att automatisera processen med AP-automatisering kan man ligga steget före och bekämpa bedrägerier i tid”, avslutar Jim Lucier.
Undersökningen visar dock några ljusglimtar. Bland de ekonomichefer som blivit påverkade av en automatisering på företaget menar 42% att betalningar har blivit smidigare och 41% har noterat att leverantörerna blivit snabbare.
Kevin Permenter, Research Director, Financial Applications at IDC kommenterar undersökningen: “Under de senaste fem åren har vi sett hur ekonomi- och inköpsteam haft svårt att hitta fungerande strategier för globala ekonomiska fluktuationer och den snabba digitaliseringen. Inte överraskande så kämpar företagen med att bemöta kundernas förväntningar som förändras med ökade risker och sårbarheter samt de utmaningar som orsakas i den globala leveranskedjan. Det är en tuff miljö även för de starkaste lagen.”
